• Hardware
• Software
• Internet
• Mobile
• IT sektor
• Tutorials
• Marketing
• Relax

RSS izvor

• Početak
• Impresum
• Marketing
• Arhiva
• PM na vašem sajtu
• Kontakt
• IT baza
• Blog

« Prethodna stranica Page — Sledeća stranica »

Kreiranje šablona

Šabloni omogućavaju drastično povećanje produktivnosti u Excelu, kao i postizanje zavidnog nivo konzistentnosti dokumenata kod upotrebe u korporativnom okruženju

Templejti ili šabloni, će vam omogućiti da drastično povećate produktivnost u samom Excel-u, ali i u drugim aplikacijama paketa MS Office. Šabloni (engl. Template) su tipizirani uzorci (modeli, obrasci) dokumenata koji služe da se na osnovu njih kreira veliki broj istih dokumenata. Tipičan primer su fakture – računi, pokrenite MS Excel i izaberite File > New. U sledećem dijalog prozoru pređite na karticu Spreadsheet Solutions, i u donjem oknu biće prikazani svi šabloni koji dolaze uz instalaciju Office-a. Nas u ovom slučaju interesuje “Invoice” tj. šablon jedne fakture, odaberite ovu opciju i kliknite [OK] . Otvoriće vam se dati šablon, u stvari u memoriju će se učitati kopija šablona, a original će ostati netaknut. Svi Office šabloni se nalaze u folderu “C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\”, tu ćete naći naš otvoreni šablon, i koji u slučaju Excel-a imaju ekstenziju “ * . xlt “. Inače Excel dokumenti imaju ekstenziju “* . xls“, ali svaki naš običan dokument može postati šablon ako ga jednostavno preimenujemo sa ekstenzijom “xlt”.

Sada ćemo kreirati jedan sopstveni šablon: Kreirajte novu radnu svesku, ili otvorite neku postojeću.

Sada u prazne radne listove unesite sva potrebna formatiranja, formule, naslove, grafikone i dr.

Sa padajućeg menija izaberite File > Save As, dobićete dijalog Save As.

U polju Save As Type izaberite Template, dajte naziv šablonu i pritisnite [OK].

Kada se ovu radnu svesku snimili kao šablon, otvaranje se vrši preko File > New i šablon će imati ikonu Excel-ovog dokumenta. Da bi uneli neke izmene u postojeće šablone, idite preko menija File > Open kao što i inače otvarate ostale dokumente. Na ovaj način ste otvorili original šablona, a ne njegovu kopiju, ubacite sve plairane izmene i zatvorite šablon.

Znači, kada otvaramo šablon kao kopiju, obavezno idemo preko dijalog prozora File > New (i izaberemo željeni šablon), a kada želimo da napravimo izmene na šablonu otvaramo ga kao i svaki drugi dokument.

Višestruki radni listovi

Višestruki radni listovi omogućavaju čuvanje velike količine informacija, na jednom mestu

O vaj prilog posvetili smo radu sa višestrukim radni listovima u Excel-u. Ovo je odlična mogućnost za čuvanje velike količine informacija, tako što ćete ih držati u odvojenim radnim listovima ili čak fajlovima, ali međusobno povezanim linkovima. Prva stvar koju treba da uradimo je da unutar jedne radne sveske dodamo sve potrebne radne listove. U donjem uglu Excel-ove radne površine videćete jezičak kartice naslovljen sa [Sheet], kao i sve ostalo u Excel-u, svi radni listovi treba da budu uređeni i naslovljeni. Na ovaj način ćete se mnogo lakše snalaziti u radnoj svesci.

Izaberite padajući meni Insert > Worksheet, radi dodavanja novog radnog lista.

Kliknite desnim tasterom na jezičak novog radnog lista i izaberite [Rename], te unesite novi naziv za ovaj radni list. Kada vršite podešavanje unakrsnih tabela, jako je važno da se sve pripadajuće ćelije “ponašaju” na odgovarajući (željeni) način, odnosno onako kako ste vi zamislili. Ovo znači da i njih morate propisno označiti i formatirati. Na primer, ako imate kolonu u kojoj se nalaze datumski podaci, u prvu gornju ćeliju upišite naslov za celu kolonu, a zatim formatirajte celu kolonu, da bi mogla ispravno da prihvati datume:

• Mišem selektujte celu kolonu.
• Sa padajućeg menija [Format] izaberite [Cells].
• Izaberite odogovarajući datumski format, i kliknite [OK].

Kada imate podešene sve radne listove, transfer podataka između njih je vrlo lak. Recimo, da imate više radnih listova gde na određenom broj listova pratite nekakave prihode na godišnjem nivou (po mesecima), a da vam jedan od njih služi za rekapitulaciju prihoda po godinama (kao na slici). Vrlo lako možemo da “ulinkujemo” (povežemo) sve radne listove sa onim sumarnim.

• Pređite na radni list gde vam se nalaze sumarni podaci i kliknite u ćeliju gde će biti ulinkovan sumarni podatak za recimo 1999. godinu.
• Ukucajte znak jednako (=), što će označiti početak unosa formule.
• Sada, pređite na radni list za 1999. godinu, klikom na jezičak tog radnog lista. Kliknite na ćeliju koja predstavlja sumarni podataka za tu godinu.
• Preostaje vam još da samo, obavezno, pritisnete taster [Enter].

Na isti način ulinkujte i sve ostale radne listove sa ovim rekapitulacioni. Povezivanjem radnih listova na ovaj način zadržaćete konzistentnost i tačnost podataka, jer će se svaka promena podataka u radnim listovima koji se odnose na pojedinačnu godinu, odraziti i na sumarni radni list.

Naizmenično bojenje redova

Kada imate velike radne listove, radi veće preglednosti, možete redove (ili kolone) naizmenično objiti različitim bojama

Kada imate ogromne radne listove sa velikim brojem podataka, često možete da se izgubite u redovima i kolonama. Zato bi na neki način trebali da ih vidno obeležite. Jedan od najboljih načina je naizmenično bojenje redova, ili kolona, radi lakšeg čitanja istih linija (redova) od leve strane prema desnoj. Izgled radnog lista koji ćemo dobiti je sličan izgledu papira za kompjutersku štampu. Ceo posao naizmeničnog obeležavanja redova, uradiće sledeći makro:
Sub ObojeneLinije()
Dim BrojBoje As Integer
Dim TrRed As Long
Dim PrviRed As Long
Dim PoslRed As Long
Dim IntervalRedova As Long
Dim OvajRed As String
Dim PoslKolona As String
Dim BrReda As String

PrviRed = InputBox(“Koji je prvi red za bojenje?”)
PoslRed = InputBox(“Koliko redova imate u radnom listu?”)
IntervalRedova = InputBox(“Na koliko redova zelite promenu?”)
PoslKolona = InputBox(“Koja kolona je poslednja?”)
PoslKolona = UCase(PoslKolona)
BrojBoje = InputBox(“Koju boju zelite?” & vbCrLf & “Svetlo zuta=36″ _
& vbCrLf & “Svetlo zelena=35″ & vbCrLf & “Svetlo plava=34″ & vbCrLf & “Krem boja=40″)
TrRed = PrviRed
Do While TrRed <= PoslRed
OvajRed = Str(TrRed)
OvajRed = Trim(OvajRed)
BrReda = “A” & OvajRed & “:” & Trim(PoslKolona) & OvajRed
Range(BrReda).Select
With Selection.Interior
.ColorIndex = BrojBoje
.Pattern = xlSolid
End With
TrRed = TrRed + IntervalRedova
Loop
End Sub

Za korišćenje ovog makroa, otvorite novi radni list, te izaberite meni Tools > Macro > Macros. U polje “Macro name” unesite naziv za ovaj novi makro – “ObojeneLinije”, pa kliknite dugme “Create”. Prethodni kod iskopirajte u VBA šablon (bez dupliciranja linija Sub i End Sub), a radni list snimite kao “ObojeneLinije.xls”.

Da bi koristili upravo snimljeni makro uradite sledeće:

Otvorite radni list na koji želite da primernite naizmenično farbanje redova.

Otvorite radnu svesku “ObojeneLinije.xls”, a zatim se vratite na prethodni radni list.

Izaberite meni Tools > Macro > Macros > ObojeneLinije.xls!ObojeneLinije i kliknite “Run”.

Odgovorite na postavljena pitanja i pogledajte šta će makro odraditi.

Komentari unutar radnih listova

Komentar je kratko obaveštenje koje je namenjeno vašim saradnicima ili vama samima kao podsetnik u radu sa Excel-ovim radnim listovima

Kao i u drugim aplikacijama koje pripadaju paketu Office, i u Excel-u možete koristiti komentare i komentarisanje. Komentar je kratko obaveštenje koje je namenjeno vašim saradnicima ili vama samima kao podsetnik. Komentar može da sadrži svaka ćelija u radnim listu, i pri tom komentari ne predstavljaju sastavni deo dotičnog radnog lista (neće biti odštampano). U ćeliji koja ima komentar postavlja se mali indikator, trouglić crvene boje u gornjem desnom uglu ćelije. Po default-u (podrazumevano), komentari su nevidljivi, tj. ne prikazuju se na radnom listu, već samo kada pokazivač miša dođe iznad crvenog indikatora.

Komentare dodajemo nasledeći način:

• Kliknite na ćeliju, kojoj želite da dodate komentar.
• Izaberite meni Insert > Comment, ili kliknite desnim tasterom iznad ćelije i izaberite iz priručnog menija Insert comment.
• Otvoriće vam se tekstualno polje u koje unosite tekst komentara. Ovo polje možete i premestiti ako kliknete levim tasterom na ivicu okvira i jednostavno ga prevučete na željeno mesto.
• Kada završite sa unosom, kliknite mišem izvan komentara ili pritisnite dva puta taster “Esc” na tastaturi.

Sada se postavili komentar za određenu ćeliju, ako postavite pokazivač iznad crvenog indikatora videćete komentar (kada sklonite pokazivač komentar će nestati). Da bi odjednom postavili da vidite sve komentare na radnom listu, pozovite meni View > Comments, dobićete paletu alatki “Reviewing”. Na njoj kliknite dugme “Show All Comments”.

Postojeće komentare u ćelijama možete da korigujete, brišete, odnosno možete da izvršite bilo koje formatiranje koje i inače radite sa tekst okvirima. Korekciju komentara će te izvršiti tako što kliknete desnim tasterom iznad ćelije sa komentarom i izaberete opciju “Edit comment” ili jednostavno kliknete na dugme na paleti “Reviewing”. Unesite potrebne korekcije u komentar i potom kliknite sa strane, u radni list, da bi izašli iz okvira komentara.

Podaci iz ćelija u header-u ili footer-u

Da li je, i kako je moguće referencirati ćelije iz radnih listova u footer-u ili header-u? Odgovor je, da.

D a li je, i kako je moguće referencirati ćelije iz radnih listova u footer-u ili header-u? Na primer, ukoliko ćelija A1 sadrži [09-12-2001], kako obezbediti da se taj podataka prikaže u header-u. Naravno, podrazumeva se i da se promena sadržaja u ćeliji odražava na header.

Evo i jednostavnog rešenja u vidu procedure sa samo dve linije koda, kojom se vrednost ćelije A1dodeljuje header-u (u levi ugao) trenutno otvorenog radnog lista:

Sub UbaciuHeader ()
tekst_headera = Range("a1").Value
ActiveSheet.PageSetup.LeftHeader = tekst_headera
End Sub

Proceduru dodajte nekom makrou ili kreirajte novi, izaberite meni “Tools > Macro > Macros”. U novom dijalogu u polje “Macro name” upišite naziv makroa npr. [UbaciuHeader] i kliknite dugme Create. Otvoriće vam se Visual Basic editor sa već kreiranim početnim kodom procedure, a na vama ostaje da samo prethodne dve linije prekopirate između linija [Sub UbaciuHeader()] i [End Sub]. Kada ste završili ovu proceduru, izaberite padajući meni “File > Close and Return to Microsoft Excel”.

Kada budete želeli da sadržaj ćelije A1 ubacite u header, izaberite ponovo meni “Tools > Macro > Macros”, ali ovoga puta kliknite dugme Run. Da bi videli stvarnu promenu header-a pređite u Print Preview prozor, klikom na dugme Print Preview koje se nalazi na Standard paleti.

Zamrzavanje prikaza

Problem bespotrebnog scroll-ovanja kod velikih radnih listova vrlo lako možemo rešiti zamrzavanjem prikaza tj. upotrebom funkcije Freeze

Verovatno ste svi imali problema sa velikim radnim listovima, tj. sa kretanjem kroz radni list. Naime skrolovanjem (pregled radnog lista u vertikalnom ili horizontalnom smeru) radnog lista uz pomoć klizača, gubimo iz vida naslovne redove i kolone koje opisuju podatke. Na taj način se odmicanjem od početka gubi nit, šta koja kolona (red) označava.

Ovaj problem se vrlo lako rešava upotrebom komandi Freeze/Unfreeze Panes, koje se nalaze u padajućem meniju “Window”. Da bi “zamrznuli” gornji deo radnog lista uradićemo sledeće:

• Selektujte gornje naslovne redove (ili kolone), tj. kliknite u bilo koju ćeliju prvog donjeg reda. Na primer, ako naš naslov zauzima prva dva reda, kliknućemo u bilo koju ćeliju u trećem redu.
• Izabraćemo meni Window > Freeze Panes.
• Odmah ispod selektovane naslovne linije, pojaviće se tanka horizontalna linija, koja razdvaja gornji (“zamrznuti”) deo i donji koji se može nesmetano pregledati.

Na ovaj način povlačenjem vertikalnog klizača moćićemo da pregledamo dugačke radne listove, a da pri tom uvek imamo uvid koja kolona šta označava. Slično ovome, moguće je radni list podeliti i vertikalno, kada “zamrzavamo” početne kolone, a ostale možemo da pregledamo. Pored toga možemo istovremeno zamrznuti i naslovni red i naslovnu kolonu – istovremeno. Potrebno je da izaberete ćeliju A1, te izaberete meni Window > Freeze Panes. Sada će biti zamrznuti prvi red i kolona, a skrolovanjem možemo videti ostatak radnog lista. Za “odmrzavanje” samo izaberite meni Window > Unfreeze Panes.

Brži unos podataka u radne listove

Radeći u Excel-u, svakodnevno unosite gomile podataka. Kako ubrzati ovaj proces i uštedeti dragoceno vreme?

K omanda za automatsko popunjavanje ćelija (data-fill) omogućava nam brži unos naslovnih redova u Excel-ovim radnim listovima. Ovu mogućnost, na primer, možete iskoristiti da brže unesete mesece u godini ili dane u nedelji. Da bi ovo uradili, prvo u početnu ćeliju unesite prvu vrednost (npr. January) i pritisnite Enter. Postavite pokazivač miša iznad donjeg desnog ugla ćelije, da bi pokazivač promenio oblik u crni krstić. Kliknite levim tasterom i prevucite pokazivač udesno, te zapazite da dok vučete pokazivač, u narednim ćelijama će se ređati meseci u godini. Vucite narednih jedanaest ćelija, sve do “Decembra”, i zatim otpustite taster miša. Na ovaj način se na brzinu dobili naslovni red višestruke namene, a ukoliko koristite Excel 2000, sadržaj u ćelijama će biti odgovarajuće formatiran.

Da bi dobili uvlačenje u odnosu na desnu ivicu unutar ćelije, unesite sadržaj u datu ćeliju i pritisnite Enter. Potom, selektujte ćeliju i kliknite dugme Increase Indent sa palete Formatting radi uvlačenja sadržaja udesno. Takođe, u istoj ćeliji možete kreirati i višeredni tekst. Da bi nakon ispisa prve linije u istoj ćeliji dodali i drugu liniju, pritisnite kombinaciju tastera “Alt + Enter”.

Ukoliko podrazumevani font za sve vaše radne sveske ne odgovara vašim potrebama, promenite ga. Da bi ovo uradili, izaberite meni “Tools > Options”, pa pređite na karticu General i podesite standardni font i njegovu veličinu prema vašim željama i potrebama, te na kraju klikinite OK. Sada će za sve nove radne sveske koje kreirete, izabrani font biti onaj podrazumevani (default)..

MS Excel i HTML

Mogućnošću izvoza Excel-ovih tabela u HTML, svaki dokument postaje široko pristupačan i dostupan, nezavisno od platforme

J edna od najznačajnijih osobina u Office-u 2000 je potpuna integracija aplikacija paketa, sa Internetom, tj. mogućnost snimanja svakog dokumenta kao HTML dokumenta. Na ovaj način svaki Office dokument postaje pristupačan nezavisno od platforme, operativnog sistema ili instaliranog softvera, bitno je samo da onaj kome je namenjen dokument poseduje neki od web browser-a. Tako i sam MS Excel može da snimi pojedinačni radni list ili celu radnu svesku u HTML formatu. Radana sveska se snima tako što se pri formatiranju stranica koriste frejmovi i na taj način se simulira postojanje radnih listova.

Ako želite da vidite kako bi neki od radnih listova izgledao u HTML obliku, pozovite meni “File > Web Page Preview” i otvoriće vam se Internet Explorer sa tekućim radnim listom. Kada budete zadovoljni formatiranjem radnog lista i želite da to objavite u HTML formatu pozovite meni “File > Save As Web Page…”. Pojaviće vam se dijalog prozor “Save As”, gde između ostalog imate dva radio-dugmeta: Save Entire Workbook pomoću kojeg birate snimanje cele radne sveske i Save Selection: Sheet gde birate snimanje samo tekućeg radnog lista. Tu je još i dugme “Change Title”, koje kada pritisnete dobijate mali dijalog prozor u koji unosite naslov HTML stranice (tag <Title>) koji se pojavljuje u naslovnoj liniji browser-a.

Zapazite kada potvrdite polje “Selection: Sheet”, postaje dostupno polje za potvrdu “Add interactivity”, gde birate kako će se publikovati ove stranice:

• bez potvrde “Add interactivity” – radni list se snima u obliku koji se neće moći menjati, znači u običnom HTML formatu.
• sa potvrdom “Add interactivity” – radni list će se prevesti uz pomoć “Office Web Components” dodatka, koji se nalazi na vašem kompjuteru ukoliko je instaliran MS Office, ukoliko nije instaliran dodatak se preuzima sa web servera. Suština je u tome da se takav radni list otvara u browser-u kao da ste ga otvorili u Excel-u, znači možete vršiti promene nad podacima.

Ulepšavanje grafikona

U Excel-u možete dobiti odlične i originalne efekte kada radite sa grafikonima

U Excel-u možete dobiti odlične i originalne efekte kada radite sa grafikonima. Na primer, postojeće linijske grafikone(column tip) možete pretvoriti u živopisne grafikone, zamenim postojećih linija nekom slikom ili bitmapom. To ćemo uraditi tako što ćemo dodati sliku pojednim vrstama oznaka podataka. Ovim postupkom, sliku možete dodati oznakama podataka u veertikalnim stupcima(column), položenim linijama(bars), legendi u 2D i 3D grafikonima ili na kraju, ivicama u 3D grafikonima.

Prikazaćemo kako se to radi na primeru kada imate već gotov grafikon, a želeli bi ste da ga malo obogatite:

• Klikite na neku od vetikalnih linija koje predstavljaju podatke(sve linije predstavljaju tzv. seriju podataka)
• Zapazite da se na svakoj liniji pojavljuje mali kavdratić, što znači da ste izabrali celu seriju podataka
• Kliknite sada desnim tasterom miša iznad bilo koje linije i u priručnom meniju izaberite “Format Data Series”
• Otvoriće vam se novi dijalog prozor u kome ćete preći na karticu “Patterns”, ukoliko već nistena njoj

Cela ova kartica je posvećena formatiranju linija koje predstavljaju serije podataka. Nama će u ovmo slučaju biti u centru pažnje sekcija “Area” koja služi za formatiranje unutrašnjosti sanih linija, tj. ispune. U krajnjem slučaju postvakom na opciju “None” serije podataka se neće ni videti na grafikonu. Pošto mi želimo da ubacimo neku sliku umesto linija, kliknućemo na dugme “Fill Effects…” preko koga ulazimo u novi dijalog “Fill Effects” gde biramo efekat ispune. Sam Excel nam nudi dosta tekstura i gotovih pozadina, ali u ovm slučaju ćemo to preskočiti. Pređite na karticu “Picture” i na njoj pritisnite dugme “Select Picture…” kojom biramo bitmapu sa diska za naš grafikon. Kada pronađete sliku kliknite OK, zatvoriće se tekući dijalog prozor, a u dijalog prozoru “Format Data Series” u sekciji “Sample” videćete objekat ispune našeg grafikona. Kliknite na dugme “OK”. Samo jedna mala napomena, efekat ispune nije dostupan za oznake podataka u 2D linijskom, raspršenom i u neispunjenom radarskom grafikonu.

Funkcija SubTotal

Vrlo korisna Excel funkcija koja ne služi samo za prosta sabiranja, veći i za izvođenje složenih međurezultata

O bradićemo vrlo korisnu Excel-ovu funkciju “SubTotal”, koja se koristi ne samo za prosto sabiranje podataka, već i za složeniji niz međurezultata nekog skupa podataka (kao što je npr. srednja vrednost). Ova funkcija omogućava:

• Izvođenje međurezultata skupa podataka uz pomoć nekoliko metoda.
• Da u jednu kolonu umetnemo više ćelija sa ovom funkcijom, koju će na kraju ukupni zbir, ignorisati.

Evo kako izgleda i sama sintaksa ove funkcije:

=SUBTOTAL (TipProracuna; Reference)

Argument “Reference” govori sam za sebe da se radi o bloku ćelija, a argument “TipProracuna” određuje tip izračunavanja koja će izvesti ova funkcija. Tip proračuna se označava ciframa od 1 do 11, a cifre označavaju sledeća izračunavanja:

• 1 – AVERAGE – aritmetička sredina skupa podataka
• 2 – COUNT- prebrojavanje skupa podataka
• 3 – COUNTA – prebrojavanje nepraznih ćelija u bloku ćelija
• 4 – MAX – pronalaženje maksimalne vrednosti u skupu podataka
• 5 – MIN – pronalaženje minimalne vrednosti u skupu podataka
• 6 – PRODUCT – množenje svih vrednosti u skupu podataka
• 7 – STDEV – statistička standardna devijacija na uzorku podataka
• 8 – STDEVP – statistička standardna devijacija na celokupnoj populaciji
• 9 – SUM – prosti zbir svih vrednosti skupa podataka
• 10 – VAR – statistička varijansa na uzorku podataka
• 11 – VARP – statistička varijansa na celokupnoj populaciji

U sledećem primeru videćemo kako možemo da iskoristimo ovu funkciju. U radni list ubacite neku tabelu (onu koja je vezana za vaše potrebe), a jednu ćeliju ostavite za unošenje tipa izračunavanja (kao na slici). Sve što vam onda preostaje je da u poslednju donju ćeliju – gde će ići funkcija “SUBTOTAL” ubacite sledeću funkciju:

=SUBTOTAL(B2;C4:C7)

Na ovaj način, jednostavnom promenom brojke u ćeliji “B2″, menjamo i vrstu izračunavanja. Na ovaj način dobijamo zgodno rešenje za analizu podataka tabele.

« Prethodna stranica Page — Sledeća stranica »

Copyright © 2007 Personal magazin · Autor Goran Aničić · Log in